談管理電腦化與ERP整合

管理電腦化可提升管理水準及經營績效,應已是企業經營者的共識,而所謂管理電腦化乃是將企業經營管理各項機能如營業管理、生產管理、資材管理、人事管理、工程管理、財務管理等全面納入電腦處理,且將各相關數據資料均納入之后,即作多層次的傳輸應用,在每一項管理領域內充分發揮相互勾稽、統計分析、異常反應及跟摧的管理機能。

因各項管理事務相互之間構成一體關聯性,故在電腦化時自然作成全盤規劃,並全面納入實施,就能產生數字一切均屬正確的報表,發揮管理的最大功效,換言之,若僅就各項管理事務,作個別的、選擇性的電腦化,或僅單項考慮未予全盤規劃、全面實施,則其功效僅及于取代部份人力,而無法真正發揮電腦化的管理機能。

管理全面電腦化之后,各項經營數據如營業的銷售量、值,生產的繳庫量及原、副料等成本資料,資材的各項原、物料成本、人事的人工成本等,均由各相關管理部門輸入電腦,並輾轉傳輸后,最后匯集至會計,由其統計匯總編制各種經營報表。

故會計其實是接收各管理部門的經營活動數據，予以統計編表，並不是由會計自行輸入編表所需之各項數據，即使費用性支付系由會計自行輸入，其費用之請款憑証亦是由各經辦部門依規定呈核批準后，才交由會計入帳，而非會計所可自行決定輸入。

各管理部門之數據又是相互關聯，環環相扣,其間若某一部門輸入虛假數據,則牽一發而動全身,相關部門即產生矛盾,出現異常而無法隱瞞,且電腦化的管理機能因而盡失,失去實施電腦化的目的。因此，在管理全面電腦化后，會計報表絕對可正確的表現經營結果，絲毫無從造假。

謹舉例說明如下：營業部門對每一客戶均應了解其經營狀況設定授信額度，並定期如每周調查市場價格變化趨勢，設定受訂價格查核基準，當營業人員接受客戶訂單,將訂單資料輸入電腦后,即由電腦就該筆訂單資料進行授信額度、價格等之查核若授信額度超過或受訂價格低于查核基準時,電腦即提示異常,供營業人員檢討是否接受該訂單,並依內部核決權限規定呈核后處理,若所查核各項均符規定,電腦即接受該筆訂單,而將受訂資料轉輸作營業目標管理及生產安排等。

為讓各位進一步了解管理電腦化與ERP整合後如何能幫助企業經營者提升管理水準及績效而樂意主動推行，謹就一月產三千公頓之塑膠產品公司如何在營業、生產、資材、人事、財務等各管理層面全面電腦化及整合以發揮管理機能作深入的說明。

首先在營業管理方面,其管理應有之機能包括營業目標管理、授信管理、售價管理、受訂管理、交運管理、應收帳款管理等項,並由接受客戶訂單到成品交運、應收帳款回收,整個營業事務的處理均予納入電腦,以取代人工。

從精簡作業發揮管理功能言,只要將訂單內容輸入電腦則客戶授信限額的管制、售價的查核、交期管制、出貨通知、交運單及銷售發票的開立,應收帳款的立帳,對帳單的制發、運費的計算、客戶繳交貨款票據后的完帳,逾期貨款的催收等整個事務流程均可由電腦依據已建立的資料檔案及輸入的訂單資料,做迅速而適當的處理與管制。茲分別說明如下:

營業目標管理之目的系在竟爭的市場環境下,如何促使營業部門確保既有市場,且能不斷擴展業務范圍,促使銷售業績不斷成長。要順利推展業務,除了要了解自已的產品特性及成本外,最重要的是要深入了解客戶,因此,整個營業活動基礎,要從客戶資的建立開始。

營業人員首先要了解客戶的經營狀況、設備產能及月用料量,並統計本公司供應實績等商情資料,整理后建立[客戶資料]做為日后擬訂營業目標之依據,並將客戶產能、月用量等資料輸入電腦建檔,每月下旬由電腦匯集各客戶之[客戶產能]、[客戶月用實績]、[本公司供應實績]等資料列印[營業目標設定表]由營業人員參酌各客戶最近經營動態,分析判斷后擬訂出客戶次月份之可能交易量,再經過營業主管核定后做為次月營業人員努力的目標,並將此目標輸入電腦管制,每半個月由電腦自動擷取各客戶的實際訂購量,並與目標比較后,凡訂購量低于目標量之管制基準者,即由電腦依客戶別自動列印[受訂差異反應單]提供營業主管針對異常研判后指示營業人員采取有效的措施,以謀求目標之順利達成。

授信管理之目的,系在目益復雜之經濟環境中,一方面要促進銷售,一方面又要確保貨款安全,因此在交易前應審慎衡量客戶之信用及其經營、財力和可提供之擔保等情形,設定適當之放帳額度,以作為促銷及授信之依據。在交易過程中亦應隨時注意客戶營運狀況,提高警覺,以確保當客戶經營呈現異常征兆時,能及時發覺,適時采取必要措施,以安全收回貨款,預防呆帳發生。

前述授信額度設訂后即輸入電腦.做為受訂時查核授信之管制基準,凡受訂后超出此一基準者即由電腦反應異常,以提醒營業人員進一步研判客戶的經營狀況及償債能力,以決定該筆訂單是否接受。並依內部核決權限規定呈核后處理。

在售價及受訂管理方面,售價為交易的重要條件之一,對于業績具有決定性之影響,擬訂售價時必須斟酌市場行情,參考同業價格,並與之維持竟爭力,此有賴營業人員收集情報資料以供研判:另外,又須依據本身產品成本資料,考慮損益並顧及生產單位機台負荷日數長短,追求產銷平衡,或分析訂單批量大小,對機台生產效率影響等因素,然后作成決定。

當成本結構或市場情況發生變化需要調整售價時,營業部門應依據各主要規格產品之上月生產成本及本月預估成本,以及上月的售價和利益性等資料,並參酌市場行情后妥善擬訂,經依內部核決權限呈核,做為接單價格之依據。由于塑膠管除了少數特殊規格外,大多屬計劃性產品,而且同規格產品,對各客戶都是以相同之售價提供,故呈準后之售價輸入電腦后,即可做為受訂時由電腦自轉售價之基準。

訂單輸入后即由電腦自轉售價,並計算出受訂金額,免除逐筆輸入售價之工作,除了節省事務工作外,亦能徹底防止因人為疏忽造成之錯誤。當訂單輸入自轉售價並通過授信查核后,電腦即接受該筆訂單,並將訂單資料轉輸作交運管理及營業目標管理等作業。若屬特殊規格之訂制產品,訂單資料則需轉輸作生產安排及答交。

在交運及應收帳款管理方面,成品交運管理乃依客戶之指定交貨日期及該批訂貨量,調派車輛將貨品適時送達客戶,交運后電腦即自動扣減成品庫存,產生銷貨收入及應收帳款,並依交運單內容及電腦建檔之運費基準計算出運費,每旬再匯集各承運行載運成品之運費資料列印[運費明細表]交承運行,由承運行核對后檢具交運單簽收回聯及運費發票轉送會計,輸入發票金額與電腦計算之運費金額核符后匯付.前述訂單資料在電腦管制下,凡客戶所需日期應交而仍未交者,電腦即列印[逾期未交反應單],由營業人員追查逾期原因適時通知客戶,並采取必要之因應措施。

每月初由電腦匯集客戶別交貨內容及客戶付款資料,整理出[對帳單]並由電腦自動傳真客戶對帳及辦理付款,貨款票據逾期未收時即由電腦依客戶別列印[應收未收票反應單]交營業部門查明逾期原因,擬定處理對策呈核,並追蹤至結案為止。

已收繳之票據若到期未能兌現,即由電腦列印[退票通知單]交營業部門洽客戶收現或換票,若未能于7日內辦理完成者,須反應營業管理部門依法進行追索.

在生產安排方面,由于多數PVC硬管之產品規格,市場均能共用,各項工程用途皆有一定規格,即可以采取計劃性生產,少數較特殊規格產品則采訂制生產。計劃性生產系采補充庫存的作法,其作業要點說明如下:第一,僅在工廠首次開工生產時,依據市場銷售目標,設定生產量基準即可。第二,考慮排制至繳庫所需時間及安全天數設定[最低存量],以確保能持續不斷供應市場所需。

當產品庫存數量低于[最低存量]時即由電腦通知生產,補充庫存。假定自通知生產至產品繳庫共需十天,而每旬之預估銷售量為一00頓,在考慮市場變動因素后,[最低存量]應加計安全存量,設定為一五0頓。第三,由于市場情況變動不拘,連帶會影響到實際銷售數量之多寡,因此[最低存量]亦須及時作適當之調整,才不致發生供應中斷情況。

譬如原來設定[最低存量]為一五0頓,但前一旬的實際銷售量已由一00頓增加為二00頓,增加比例達于電腦管制基準,此時電腦即按所增加銷售量一00頓之半數,自動將預估銷售量從原來的每旬一00頓調增為每旬一五0頓,最低存量亦從原來的一五0頓調增半數而成為二二五頓,並列印[存量基準修訂清單]送營業部門,俾由營業人員研判市場可能發展情形,決定是否即按此設定之比例作調整,或者需要再變更調整比例,以確保能夠足量供應市場需求,又不致造成過多之庫存。

反之,如果前一旬的實際銷售量有所減少,且其減少比例已達于電腦管制基準,此時電腦也會自動按其半數調減預估銷售量及[最低存量],並列印[存量基準修訂清單]送營業部門作研判。第四,當實際庫存低于[最低存量]須補充庫存時,其補制數量應兼顧預估銷售量及經濟生產批量,妥善設定。

硬管生產安排首先須考慮的是機台生產效率問題,而換模則為影響生產效率最大之因素,為使生產機台充分發揮產能,必須將換模次數設法降至最低,因此生產安排效率化的基本原則,是將使用同模具之訂單安排在一起生產,其次是考慮機台負荷及訂單交期等問題。其作業程序是先將產品適制機台設定資料輸入電腦建檔,當訂單資料輸入時,電腦即依產品適制機台資料選出可承制機台。

若訂單的產品規格是專機生產,則直接入該機負荷,若為多機生產,則選擇負荷較短且使用模具相同之機台入負荷。若無機台使用相同模具時,則選擇負荷最短之機台入負荷,銜接其后。

訂制品訂單經上述效率化排程入機台負荷后,若電腦計算其預定繳庫日,較客戶要求之交期慢五天以上時,會自動以[交期確認單]傳真客戶。如果兩天以后未見客戶回覆,既視為同意所定交期,但若客戶于兩天內回復,表示不同意,而經查明機台排制情形可以配合客戶需要日再作調整時,產銷人員應即修訂預繳日,並于[交期確認單]上注明[修訂預繳日]后送營業人員通知客戶。

但若確實無法依客戶需要日作調整時,產銷人員必須在[交期確認單]上簡要注明原因,呈產銷主管審核后,送請營業人員向客戶委婉說明。生產排程確定以后,每周定期列印[生產順序表]供生產課機班依生產,每日生產資料並須輸入電腦,由電腦核對各筆訂單之預繳日,若因制造品質異常等因素致生產進度延誤時,電腦即自動以一客戶一單之方式分別列[逾期未繳反應單]交產銷人員作適當處理,並注明修訂后之預繳日,將[逾期未繳反應單]送營業人員據以連絡客戶,並追蹤管理。

在制程暨品質管理方面,生產機班將生產規格之標準操作條件輸入制程控制電腦,俾自動管制機台各部位之生產條件,以穩定制程使機台達到最佳生產關況。例如實際溫度超出電腦管制范圍時,自動警報系統即告知機班人員即時處理,以避免異常品大量發生,在生產過程中,若有重大異常時,生產機班應填報[異常改善報告單]反應處理。在品質查方面,則由機班人員依規定檢查項目及頻率作自主檢查,並將制程條件資料及檢查資料作制程能力分析及管制圖,以針對制程、品質問題點檢討改善。

在生產用料方面,以一般灰色管為例,一頓之成品其使用原料如PVC粉占若干,安定劑占若干,填充劑(即碳酸鈣)占若干,滑劑占若干,色料占若干均設有標準配方,而各品別之標準配方系經技術人員累積生產技術所設定之最適配方,生產課配料人員必須依據所設定之配方配料,否則必會造成機台生產或品質等異常諸多問題, ,影響本身之生產績效,所以生產課配料人員絕不可能擅自修改配方。

因此可將上述資料輸入電腦建檔,電腦每日擷取生產量后即依據設之配方檔計算出各原料之耗用量,傳送資材扣減材料庫存, 俾連接材料存量管制及采購作業,並傳送會計作成本結算,而無須開立領料單。當原料庫存降至最低存量時,電腦即列印盤點表交由材料經管人員進行盤點,並將盤點數量輸入電腦以核對實際庫存與電腦自動計算之庫存是否相符。

若有差異,生產部門應追查異常原因,並擬定處理對策。如用料有所差異則作耗用調整,必要時應調整單位用量基準。若屬盤盈虧差異時,材料經管人員應說明原因,呈主管追究責任,並研擬改善對策。

在績效管理方面,每日生產資料輸入后,由電腦匯總整理列印[生產日報],顯示機台別實際與標準產量及差異率,單位產品實際重量與標準重量及差異率,以及設備故障、生產異常等之時數,並對超出管制基準之項目記[*]號。廠長每日查閱生產日報后,應針對生產異常項目交辦相關部門采取必要改善措施。

為強化生產管理機能,生產資料輸入電腦后,廠務室除列印[生產日報]外,同時並由電腦列印[生產管理日報],依機種別顯示機台數,開台數、實際與標準產量及差異率、異常時數、停機時數等,廠務室應即查明重大異常事項,及擬定處理措施,經廠長核簽后傳真經理室。經理室產銷主管應即了解生產狀況,審核是否有依規定提報重大生產異常,並對提報之異常原因作研判,了解改善處理方式是否具體等對特殊異常事項並應交辦列案追蹤。

另為勵生產部門之工作潛能以提高生產效率,亦須設[效率獎金核發辦法],將產量、收率、設備故障率、可控制費用等要項納入評核,由電腦擷取生產有關資料核算獎金,傳送人事薪資系統並入薪資發放。

在設備保養方面,由于保養工作之良,直接影響生產績效,故如何透過定期保養及預防保養的確實執行,以達到設備零故障,維持正常運轉,並透過設備性能的研計改善,以提高設備產能,發揮更大的生產效益,實為設備保養管理所應追求之目標。

當新設備購入安裝試車完成后,保養部門應根據設備供應廠商將所提供之型錄及圖面等,整理建立設備資料,同時為配合保養作業需要,應將設備分別建立[設備參考資料]及[定期保養設定]之[保養記錄卷],並將上述二項資料依流水號編列號碼整齊排列于存放柜。如設備參考資料之圖面及型錄多者,當設另外之存放柜,為利于必要時提出參閱之便,其編列號碼和記錄卷同。

保養人員應參閱[設備參考資料]所載之零件規格,以及[定期保養設定]所列之保養項目,以資執行設備定期保養及修復工作,並將歷次保養修復情形記錄于[保養 記錄卷],作為設備運轉之履歷,提供爾后設備保養內容增修訂參考及檢討改善之用,就如醫院內建立個人之病歷一樣,可以提供醫師診斷及擬定處方之參考。

設備保養工作可分為四種類別,即[定期保養]、[預防保養]、[故障修復]及[設備改善],謹將各類作業方式說明如下:

設備啟用后經過持續運轉,必然會造成某些部位之磨損、疲勞或自然衰化等現象,當此等現象達到一定程度以后,即可能造成機械故障,導致停工損失,甚至引起更大之災害事故,為了防止設備異常情形的發生,在設備各部位零件尚未達于可能導致設備故障之前,即予汰舊換新或施予適當的保養,以確保設備正常運轉,此即設備之[定期保養],此一情形如同飛機所使用之輪胎,經過若干次起降后,雖然尚未損壞程度,但因繼續使用已無法確保其安全性,必須予以更換,以避免一旦發生事故,造成重大人命傷亡損失。

工廠內設備大小不一,種類繁多,且保養日期分散,如以人工來管理設備應執行定期保養之日期,勢必花費相當的人力,又恐無法周全,故所設定定期保養作業的日期由電腦自動列印[定期保養修復單],憑保養設備及生產部門檢討安排適當的保養日期,再將電腦列印之表單依預定保養日期分別存放于[31日柜]內,按日期順序派工進行定期保養,保養人員則憑此保養修復單上的設備號碼,取出[保養記錄卷]參閱,即可一目了然進行定期保養作業。如逾期到一個月尚未完成者,京由電腦自動列印[定保逾期反應單]跟催。以免除保養作業之疏失。

除定期保養之實施外,平時亦應由保養人員或操作人員執行設備之日常巡視檢查,如儀器是否靈活,溫度有無異常,設備運轉有無異響、泄漏、此即所謂之[預防保養],當操作人員或保養人員發現設備有異常症兆時,除簡異異常項目,可自行排除者應即處理,無法自行排除者,應即以電話通知保養單位派工修復。若定期保養與預防保養作業均能徹底實施,設備應可近乎完全的避免發生臨時故障及停車減產損失否則若定期保養及預防保養未達理想,而發生臨時故障此時為使損失降至最低限度,當即分秒必爭采取緊急搶修,此即所謂吃力不討好之[故障修復]工作,就如防火工作未周全造成火災發生,必須搶救一般。

此外,由于機械之技術層次不斷在提升,原有設備難免存在諸如結構設計欠佳,機件耐力不夠或使用材質欠當等問題,因此必須檢討改善加強其性能,凡此工作均稱為[設備改善],保養人員應參閱[保養記錄卷],針對設備故障頻率較高之部位,檢討其異常原因,謀求突破改善,如重新檢討選用適當材質、結構改良、保養工具、方法改善及設備自動化改善等。

保養人員在各類保養作業完成后,必須將設備異常情形,修復經過及研判之異常發生原因,記錄于修復單上,再由保養主管轉記到[保養記錄卷]內,在轉記過程中,即可了解設備之實際保養修復情形,並據以適當調整定期保養日期或增修訂[定期保養設定]之保養內容,使更符合實際保養需要,同時針對設備異常發生原因加以分析檢討改善,例如安排生產操作人員之操作訓講解,以避免操作錯誤導致設備故障,或實施保養人員訓練,提升保養能力,杜絕設備再次發生故障之因素。

依以上所介紹說明之保養管理作業方式,如能徹底推動實施,並持續進行設備檢討改善,必能達到零故障之目標,確保設備正常運轉,亦使設備發揮最高之生產效益。

由以上之說明可知,生產管理電腦作業范圍包括生產安排、制程、品質、績效、用料及保養等管理項目、並與營業、資材、財務、人事等作業機能相互關聯。其與營業連接部份有有二,第一為受訂資料(訂制品及計劃品)由營業部門輸入電腦后處理后,即傳送生管系統依效率化之排制原則,由電腦自動選定最適當之生產機台排制,使機器發揮最高之生產效率,也可節省受訂資料的重復輸入。

第二為成品繳庫資料由生管之生產資料直接轉出后傳送營業系統,更新營業成品庫存檔,供成品管理部門按指示出貨,並列印[成品交運單]、[銷貨發票]等憑以安排交運事宜,可節省成品部門以人工輸入繳庫資料之作業。在與資材連結方面,每日生產資料輸入后,電腦即自動依設配方計算各項原料使用量,並傳送資材系統扣減原料庫存,俾銜接材料存量管制及采購等相關作業。在與財務銜接方面,為將每日生產量、材料耗用等有關資料傳送財務系統,每月匯整作成本結算。

在與人事銜接方面,是每月利用人事考勤及職務基數等資料,再依據效率獎金核發辦法,由電腦計算出每人之效率獎金,傳送人事薪資系統納入薪資發放。可見生產管理電腦作業與其他作業能是結合為一體, 彼此環環相扣,各管理部門所需之經營有關資料,皆透過電腦傳輸,無需再假手人工輸入,既省人力,資料亦可確保正確。

在資材管理方面,主要包括存量管制、采購管理與倉儲管理等三大機能,凡生產用原物料及設備保養用之備品,如何在適當時提出適數量之請購,以及如何促成供應廠商充分竟爭,期采購到價物美之材料,並于材料入廠后,如何管制收料量之正確及合理領用,及如何將發生之收料、領料等資料匯集會計系統供材料帳務處理,在均須運用電腦化管理才能做到事務最精簡而管理績效最高.。

存量管制之重點,系將生產使之原物料及設備保養用之備品施予有效之庫存管制,使不致發生斷料或設備故障時無備品可供修換之窘境,以確保生產順利及設備正常運轉,保持各項材料合理之庫存,避免積壓庫存資金,並可降低用料成本。為達成此一目的,即須于適當的時點提出適當數量之請購,又為確實掌握能于適當時點提出適當數量之請購,就必須事先設定各項材料之旬用量、最低存量及設定請購量等請購基準並將之納入電腦。

生產部門成品繳庫后,電腦即依事先建檔之產品別單位使用量,自動計算各項原料使用量並扣減原料庫存,當庫存量低于最低存量時,電腦即自動依設定請購單列印[采購單],交由采購人員辦理采購作業。備品部份,則依保養部門實際領用數量扣減庫存量,當庫存量低于最低存量時,亦由電腦自動依設定請購量列印[采購單]。

由于各項材料之使用量會跟隨生產情況而變化,為確保請購基準能符合實際,每旬一次由電腦將各項材料實際使用量與設定之基準旬用量比較,若差異超出設定之管制基準(+30%)時,電腦即自動以差異這半數修訂旬用量,並據以調整最低存量及設定請購量等請購基準,以隨時確保各項管制基準之合理性:若用料差異過大(超出+50%)時,除由電腦自動修旬用量外,並列表供用料管制人員研判是否須由人工再作適當修訂。.若旬用量修訂后,導致在庫存量可用天數變動而須配合提前或延后已采購案件之交期時,電腦即列[交期變更反應單]交由采購人員向廠商交涉處理,以確保用料時效。

由上可知,電腦是于原料不斷耗用,致使庫存量隨之減少,並降至[最低存量]時,才會自動列印[采購單]補充庫存,因此,若成品繳庫量虛造少報時,;連帶地原料之耗用也會跟著短沖,如此,將會發生實際上原已使用一00,但料帳卻只扣除八0,造成帳面庫存數量虛增,致使實際庫存已經低于最低存量,但因帳面虛增造成應該開單請購而未開單,終致發生斷料之情形,其對生產所造

采購管理之重點,在于適當之時點以合理價格,購進適量且符合品質需求之材料供用料部門使用,為達此目的,需透過市場機能的發揮,讓供應廠商彼此間作充分竟爭,促使底價化暗為明。在作業上首先必須尋覓優良供應廠商,並將過去一段期間內實際交易廠商之資料均予以建檔,藉由通信開標比價、議價,即可從中挑選物美價廉之材料。

當電腦列印[采購單]時,即由檔案中擷取詢價廠商傳真的方式將[詢價單]及[回函地址條](上印:請購案號,報價截止日、郵政信箱號碼)傳送至廠商,廠商報價時一律將信件寄至指定之郵政信箱。采購人員到郵局取回廠商寄來之[報價單]后, 即按日期投入密封的報價專用箱內,然后逐日開箱列計各個采購案之報價明細。

假定報價截止日為十日,就在十二日的下千開箱,里面可能有數十百件的報價單,先按采購案號分堆后,由不特定之女事務員(不必分組)一一開封,將所有報價廠商之名稱及報價金額先行記錄在便紙條上,再標記低價順序,然后轉記于[采購單]比價欄內,再連同便條紙及[采購單]送采購主管,參考采購記錄決定是否即照最低報價決購。

當最低之報價金額並未高于前批之采購價格時,即可運行決定,並于呈準訂購后,由電腦將訂單傳真給廠商安排制交;但若報價最低之廠商,以往並無交易記錄時,為確保品質起見,應要求其提供樣品,轉使用部門確認。此外,為維持公平交易原則,除非有特殊的情況發生,否則一旦開標比價之后,最低報價未超過以往的交易價格,就須向其訂購,即使比價后另有廠商願再降價供應,也不予考慮。成之動機即不言可喻了。

以上的開箱比價,一定不分組,不指定專人辦理,以達于公平之境。在此情況下,由數位女性事務人員當場填記各家廠商報價記錄即可,根本無須再由會計或主管會同辦理。因同一報價截止日之采購案,可能多達百件、千件,何人要參與作業,或者由何人負責,事先均不指定,此種隨機指派人員,隨機分派填記報價記錄之作業方式,對人為偏失必可充分防范,弊端根本無由發生.自無需再派人會同以免浪費人力及時間。

此一作業辦法既精簡又公平,可使買賣雙方自過去一再討價還價,猶如拉鋸一般的傳統交易中脫出,改為透過市場機能的公平竟爭進行交易,循此采購作業方式,買方有如從黑暗中重新獲得光明。傳統的交易方式,由于買方不知賣方成本,只好盲目還價,即使還價至最后成交,仍不知其成交價是否即為最合理的價格,堪稱是深陷于不明合理價格的黑暗中。

現在利用上述采購辦法,各供應商在公平的竟爭下,自必審慎參酌市場價格及成本,自動報出其最合理價格,使買方能夠洞悉一切,猶如盲者之得見光明。再因賣方報價都是出于公平之竟爭,自無相互勾結鑽營之可能,買賣雙方即能坦誠以對,在和諧氣氛下合理達成雙方交易之目的。

為了促從充分竟爭,必須指定專人負責廠商之開發(本專人與擔任例行詢議價之采購人員非同一人),若某一項材料之供應廠商低于6家時,電腦即出表交由廠商開發專人開發新的供應廠商,並加以建檔。此外,也針對現有往來供應廠商之交貨品質及交期的準確性加以評核,若異常件數達到管制基準者即出表檢討,必要時即予以淘汰。

如此,新的供應廠商經過事先評監,認為資格符合時始予例入,供應情況不佳的廠商則予以淘汰,不但可以常保有足夠的優良供應廠商,而且廠商彼此之間也都不知究有幾家廠商參與竟標,當可激發供應廠商作充份竟爭。

采購案件經過上述程序決定訂購廠商及價格之后,采購人員即將之輸入電腦,做多方面之利用,其一是爾后有相同材料之采購案時,可以列出[采購記錄]做為詢價比價之作業參考。其二是與料庫的收料作業結合,作為交貨進度的管制,如果廠商逾期未交貨,即由電腦自動傳真給廠商跟催交貨。

其三是與會計付款連結,入廠材料經使用部門驗收品質后由料庫人員將實收數量輸入電腦,當會計將廠商開立之發票金額輸入電腦,即由電腦根據采購人員輸入之[訂購價格]及料庫人員輸入之[收料數量]計算應付金額,再與發票金額相互核對,若兩者金額符合時即由電腦列印付款清單,經由銀行電匯給廠商,若兩者金額不符,即出異常單追查處理。

如此付款金額經由多道開卡審核,不但比人工作業正確,而且可以大量簡化會計人工作業,並防止人為疏失而發生付款錯誤或重復付款之異常。似此[訂購價格]由采購單位輸入,[實收數量]由料庫人員輸入,[發票金額]由會計人員輸入,因不同資料由不同部門、不同人員輸入,即可發揮內部牽制防弊之機能.此外,因貨款直接匯至廠商之銀行帳戶,廠商不但可以立即運用其資金,同時節省前來領款的奔波之苦,買方出納柜台付款作業亦能省略.

倉儲管理之重點,在于有效利用倉儲空間的前提下,妥善保管購入之材料,使其經常確保品質可用狀態。為了做好材料保管工作,必須對料品儲存方式加以妥善規劃,所謂[工欲善其事,必先利其器],庫存材料必先施予料位管理,做到一品一位,依照材料之材積,尺寸及包裝方式,分別設置適當之料架及容器,並設定料位編號予以存放,當材料上架、取出及盤點時,即可依據電腦列印之[料位指示]進行作業,縮短找尋料品之時間。

在收料方面,亦由電腦管制收料量不得超過訂購量,當交貨量超出訂購量管制基準時,電腦即管制無法輸入收料資料,防止倉庫人員超收,杜絕因超收而發生的滯料損失。在材料檢驗方面,材料入廠須作物性、化性檢驗者,應事先制定[檢驗規范]並予建檔,收料后由電腦將檢驗項目、品質標準列印于[材料檢驗表],作為檢驗及判定品質之依據,避免發生檢驗項目遺漏,造成不當之驗收。

在發料方面,除應按照先進先出的原則辦理,以確保料品品質之外,為提高料庫人員之工作效率,並免除現場人員前往倉庫領料,應實施計劃性領料,由現場人員將領料資料輸入電腦,傳送資材料庫列印[發料單],料庫人員即根據[發料單]所列之料位前往取料,並送貨到廠。循此作業方式,現場人員即得以專心從事生產或保養工作,不須再為領料而增添麻煩。

另外在發料的同時,也由電腦自動作查核,若庫存量扣減發料量后,已低于[最低存量]時,電腦即一並列印[盤點表],交由發料人員于發料時順便盤點,此時庫存已降到最低點,施行材料盤點作業最能減輕工作負荷。

在托工材料的出廠管制方面,應由經辦部門先行將出廠材料之交運資料輸入電腦立案,待資材料庫輸入交運數量時,電腦才列印[材料交運單]並扣庫存出帳,再由警衛審查確認是電腦列印之單據才準予放行出廠,以達內部牽制機能。

在盤點作業方面,每月由電腦隨機選擇庫存材料項目列印[盤點表](但已于最低存量盤點過之材料,不出表),由料庫人員自主盤點並將盤點數量輸入電腦,若有差異即列印[盤點差異表],交由料庫人員追查處理,以確保不致造成料帳差異等之問題。當電腦列印[盤點表]交由料庫人員自主盤點后,應由料庫主管或指定之人員再就已經盤過之材料項目隨機抽盤,以督促料庫人員確實執行自主盤點工作。

綜合上述,月產三千頓PVC硬管工廠所使用原材料大約二七00項,其存量管制基準是由生產部門根據生產狀況設定,並隨實際用量變化情形自動修訂管制基準。成品繳庫后即依標準單位用量自動換算各項原材料使用量,自動扣減庫存,當庫存低于最低存量時,即自動開立[采購單]進行采購,並將使用量自動傳輸會計供作成本計算之用。而材料之付款是由采購輸入單價,料庫輸入數量,會計輸入發票金額,經由電腦以相關資料勾稽無誤后才付款。

所以資材管理與生產管理、財務管理實際系環環相扣,一體關聯。因此,在全面電腦運作下,相關資料一次輸入后,由電腦自動傳輸運用,幾乎完全不假人手,除大量簡化事務工作外,更可充分發揮自動作業、內部牽制及跟催管理機能。

在人事管理方面,運用電腦化管理不但可以迅速獲得正確的資料而且節省人工作業,進而提高辦事人員之工作效率。由于人事管理最基礎的作業必須要正確記錄所有員工之出缺勤狀況並每月按時發放員工薪資,此項工作若由人工作業,按傳統做法,員工每日上下班都要持個人考勤卡打卡,由于員工可能有請假或加班之情形,因此考勤人員必須逐一查看員工的考勤卡上每天之時間記錄,並核對該員工之請假單或加班單,以確認請假時間或加班時數是否和打卡時間一致,如有不符者,必須反應部門主管處理。

月底時,再匯總當月加班及請假時數轉記薪資表計算薪資。計算薪資時,由于各薪資項目均訂有計算管制基準,例如月份中途到(離)職者,系按當月實際服務日數計薪、擔任領班者支給領班職務津貼、薪資所得依法須代扣所得稅等等,則由計薪人員根據每一員工之到(離)職日期:再按課、廠、公司分別加總薪資總,提供會計部門作結算及編制全公司之經營報表。而每月發薪日,公司尚須至銀行提領現金,並進行點鈔裝袋以發給每一員工。

由上述傳統做法中,不難發覺存在以下的問題:第一,透過人工查對考勤卡與請假單或加班單,難保不會發生作業疏忽或人情因素無法做到正確無誤,因而造成人員管理之死角以及影薪資計算的正確原因,第二,考勤人員必須每日查對考勤卡並作轉登記工作,對于人數較多的的廠區必須花費更多時間,而且反復查對時間記錄的單調工作,長時間下來必然影響考勤人員之工作品質與效率。

第三,資作業中,影響計薪正確性之各項管制基準,例如員工之到、離職日期、擔任職務、撫養人數等,均由計薪人員人工進行查對及管制,容易疏忽遺漏,且薪資以現金發放,不但點鈔費時,運鈔轉交過程亦擔負極高的風險。

上述人工作業之缺失于納入電腦管理運作之后,均可一一解決,茲以考勤管理電化說明,首先制發每一員工一張磁卡識別証,磁卡上錄有個人的人員代號,每日上下班時,以此卡在電子卡鐘上刷卡,則電子卡鐘內自動計錄刷卡人的人員代號及刷卡時間,該項記錄經保留在檔案內,即可提供電腦核對之用,當員工被指派加班之后,即應將實際加班時數填入加班單,經主管核簽后投入加班箱, 由考勤人員將之輸入電腦,由電腦動核對該員實際刷卡時間與所填報之加班時數是否一致,如有差異即由電腦自動管制不予入檔,月底時電腦自動將當月份累計之加班時數加總傳輸進行計薪電腦作業。

由上述考勤管理電腦化作業當中,不但將傳統考人員之每日逐一查對員工考勤卡的工作完全免除,改由電腦核對,減少人工作業量之外,亦可確保不受人情因素影響,而且因電腦處理速度快又正確,自然提高工作人員之辦事品質及效率。再以薪資電腦化管理說明,每一員工到職時,即由計薪人員將人員代號、姓名、服務部門、出生年月日、擔任職務、銀行薪資帳號及撫養人數等資料輸入電腦,于任職期間如有部門或職務調動時,則應立即更正電腦檔案資料。

運用該項電腦資料,于每月底再將前述傳送來的員工個人當月份考勤資料匯總自動計算每位員工的薪資,在計算過程中,如果是月份中途到(離)職者,電腦自動依檔案中的到(離)職日期,按服務日數計算應發給之本薪及津貼之金額,如果該員工擔任領班,亦自動按所建檔的領班職職務代號計給領班津貼,如此經由電腦正確地計算個人薪資額之后,再按課、廠、公司分別加總薪資總額,自動傳送會計電腦作業自動開立薪資支出清單及提供編制各項經營報表所需之人事費用相關資料。

于薪資發放時,亦自動將個人薪資額由公司之銀行帳戶轉撥存入個人的薪資帳戶內。以上將薪資作業納入電腦管理,不但可以確保每位員工薪計算之正確性,同時亦可即時將匯總之人事費用傳送會計進行相關之電腦作業,此外,薪資發放時,直接將薪資存入個人帳號亦可免除提運現金層層轉交這風險。翌年初,員工申報個人綜合所得稅時,公司需提供全年所得稅扣繳憑單,薪資管理電腦化后,此項繁雜之統計填單工作亦可由電腦代為列印,省卻不少事務工作。

將考勤與計薪作業納入電腦管理,除了可以達成上述多項功效之外,亦可將已建立的電腦檔案運用在其他人事管理作業上,例如,公司辦理人員晉升時, 即可利用電腦計算員工服務年資,將符合提升條件之人員按部門別列印名冊,作為辦理為辦理晉升甄試作業之依據,如此即可避免人選遺漏而造成不公平的現象。

人事管理納入電腦化作業之后除了將繁雜之核對工作改由電腦執行以簡化人工作業並確保考勤計薪之正確性外同時自動提供會計所需用人費用資料據以作結算及編制各種經營報表,不必由會計自行再輸入,達到資料一次輸入多層次傳輸運用的精簡作法。

由前述營業、生產、資材、人事等項管理作業之說明,不難了解到各項管理作業除發揮其各自之管理機能外,並將經營活動之各項資料由部門主管輸入之后,即自動傳輸至會計進行成本結算及編制各項經營管理所需之報表,而無須假手會計再行輸入。

譬如在成本計算方面,以塑膠管之成本計算而言,其所需之資料包括:硬管生產量是由生產管理之繳庫作業而來,原、副料用量,如塑膠粉、填充劑、安定劑、色料、滑劑等,系按產品繳庫量自動依用料基準換算而來,人工成本系由人事管理之薪資作業而來,制造費用中之領用材料系由資材作業而來,當上述資料傳輸至會計于月底作結算時,電腦即利用各項資料之相互關聯性查核其正確性,並匯集整理計算出當期生產成本。

另為了解各部門之實際經營績效狀況,並利于各部門檢討經營得失及擬訂將來經營方針和拓展業務之參考,因此每月成本計算完成后,均由電腦依據各產品、各部門實際成本、費用資料,與原所設定之目標值比較,並編制各種經營管理報表。成本計算之目的,除供了解成品實際成本水準並供結算經營損益之外,最重要的是提供成本分析數據以利不斷追求成本的合理化。

而欲有效追求成本的合理降低,單靠一籠統的匯總數據將無從著力,因此必須由每一成本發生部門(即成本中心),就其所發生之成本項目以要因分析法追根究底分析出每一成本細項及發生之根源,從其根源處探討合理性,研擬改善方案,並據以設定追求之目標。

每月結算后,實績未達目標時,即須再追查原因，研擬改善對策再據以追蹤執行,若實績已達目標,則再進一步研討,擬訂再改善之方案,設定更高之目標,如此循環運作以期成本漸趨近于合理之境。

為有效執行上述追求成本合理化之工作,亦須將成本管理納入電腦處理,其作法如下:各成本中心應如前述設定各成本項目之[目標值],並輸入電腦作為實績比較之基準,每月結算后,若實績與目標值發生差異時,即由電腦列印[成本差異反應單]供生產部門檢討差異原因並擬訂改善對策。但若差異項目過多,改善作業無法負荷時,其管制基準應由鬆而嚴,循序漸進,以期逐步趨向合理。

為確保生產部門切實作追查改善,當[成本差異反應單]列印后,電腦即予立案,生產部門應即查明異常原因,並以[成本差異報告單]擬訂改善對策,呈廠長批示后據以執行,並輸入電腦予以銷案。若逾立案日期七日未銷案者,則由電腦自動列印[成本管理逾期催辦單]跟催之。

對于重大異常及改善案件須專案辦理者,應另以[專案改善提報表]提報改善案,同時依改善效益再行修訂目標,對于連續三個月均達成目標之成本項目,由電腦列印[目標修訂通知單]送生產部門檢討再改善之方案,並修訂目標值,如此周而復始,逐次修訂提高目標以促使成本達于合理之境界。

會計結算所需其他資料如營業收入、應收帳款、成品運費等系由營業管理作業傳輸而來,一般費用如交際費、出差旅費、印刷費、郵電費等,系由各部門檢附發票依核決權限呈準后,送會計審核是否合理,與公司規定是否相符及是否符合法令規定后,始由會計人員直接輸入電腦,經會計主管核決入帳,並傳送出納透過銀行電匯入廠商帳戶。

會計結算后之資產、負債各相關會計科目均應設立異常管制基準,若逾期未沖銷則由電腦列印[帳項異常催告單]跟催相關部門處理,例如[暫借款]應于預定報銷日前檢據報銷,若逾期未報銷者,則由電腦列印[帳項異常催告單]跟催原暫借部門處理。

綜合前述,營業、生產、資材、人事、財務等項管理作業,除本身可發揮查核、管制、記錄、編表、異常反應及跟催等管理功能外,相關之資料並且互相傳輸應用,最后並匯集至財務會計系統而編制各種財務及經營管理報表。

其間之資料傳輸、運算、編表均由電腦自動處理,並不必假手于會計等人工作業,故會計之結算,可于該月末日該月份所產生之資料截止后,由電腦經短時間運作即予完成。換言之,若能于翌月初完成結算,即表示各項管理作業均已正常運作,各部門之管理亦已達于合理之境界,從而會計結算編制之各種經營報表,也必能忠實反映毫無虛假的經營狀況。

然,欲達到上述機能,必有賴於ERP有效整合及電腦化及有經驗之輔導人員加以化整合推動執行及稽核修正,更有賴經營者智慧的決擇。